Tout savoir sur la numérisation !

scanner un document

Dans toute entreprise, la gestion des documents papier constitue un problème. Parfois, ils sont tellement nombreux que le personnel croule sous les recherches. De plus, l’archivage est souvent compromis par les catastrophes ou les pertes de tous genres. Pourtant, la numérisation est un processus assez simple pour gagner en importance en matière de gestion de ces documents. Elle permet non seulement de sécuriser les données, mais facilite également leur accessibilité. Qu’est-ce que la numérisation ? Quels en sont les avantages ? Voici des éléments qui permettent de tout savoir sur cette technique.

Qu’est-ce que la numérisation ?

La numérisation désigne la création d’une copie numérique à partir d’un document original qui sera disponible et manipulable en ligne. Autrement dit, cette technique peut consister à scanner un document dans son intégralité. Elle peut aussi signifier la capture des données d’un document afin qu’elles puissent être traitées et exploitées sur internet. La numérisation est également la reconnaissance et le classement de documents disponibles en format numérique selon des règles précises pour les conserver et les archiver de façon légale. Précisons tout de même que les informations à transformer peuvent différer d’un secteur à un autre. La plupart du temps, ce sont des textes et des images. Elles peuvent également être des audio, des vidéos, de l’image animée…

Numériser des documents conduits essentiellement à la dématérialisation. Cette dernière représente une méthode pour digitaliser le travail dans une entreprise. Ici, le personnel fait moins usage du papier. Ce sont des logiciels qui se chargent de l’exploitation des données. Ainsi, le traitement de l’information est accéléré.

Au vu de ces nombreux points, la numérisation est un véritable atout pour un monde plus digital. Elle simplifie la recherche des documents et leur accès. De plus, la sécurité est beaucoup plus renforcée.

Avantages de la numérisation

La digitalisation est une réponse satisfaisante aux difficultés liées à la gestion des documents. Ce procédé garantit clairement de nombreux avantages, de l’acquisition passant par le traitement jusqu’à l’archivage.

Amélioration de la productivité

Les entreprises qui numérisent leur document sont beaucoup plus productives. Les collaborateurs ont la possibilité d’accéder aux informations, peu importe l’heure ou le lieu de résidence. De plus, tous les supports connectés peuvent être utilisés. Ceci permet la facilitation des échanges de fichiers. Et de cette manière, les collaborateurs travaillent aisément sans tenir compte des distances.

Facilitation de la gestion des documents

Les fichiers numérisés permettent particulièrement la libération d’espace des canaux de stockage. Les risques d’encombrement par les nombreux documents peuvent donc être évités. Par conséquent, c’est la réduction du coût lié à l’achat de papier pour les entreprises qui doivent stocker un nombre important de documents.

Le souci écologique est aussi présent ici. La réduction du gaspillage des papiers est un appel fort pour l’arrêt de la déforestation massive.

Sauvegarde de l’héritage de l’entreprise

La numérisation joue un rôle clé dans l’archivage des documents. Elle permet de protéger les données de l’entreprise contre les risques d’incendie, de dégâts causés par les eaux, de vols… La sauvegarde des informations d’une entreprise est, en effet, primordiale. Une société qui perd son patrimoine peut subir de grands dommages. La digitalisation ne consiste pas seulement à rendre optimale la préservation des documents, c’est aussi le respect de l’héritage de la société.

Sécurité

La digitalisation des documents entraîne leur sécurisation. Il n’y a aucun risque d’égarement ou de perte parce que les fichiers numérisés sont stockés sur des serveurs hautement sécurisés.

Amélioration de la réactivité

Une bonne entreprise se distingue par sa capacité à répondre rapidement aux attentes de la clientèle. Et c’est cela qu’offre la numérisation. Vous n’avez plus besoin de chercher les fichiers parce que ceux-ci sont classés avec ordre et minutie. De plus, ils sont facilement accessibles. Vous allez ainsi assurer un service de qualité qui représente un plus pour l’entreprise.

Étapes de la numérisation

Le processus de la numérisation passe par différentes étapes. Elles sont au nombre de cinq.

Scanner les documents

L’étape de scannage fait intervenir un logiciel qui sera chargé d’importer les documents depuis diverses sources. Vous pouvez avoir les formats papier, l’importation à partir du cloud, la messagerie email ou les appareils multifonctions. Tous les types de fichiers et de documents seront traités.

Prétraiter et classifier les documents

À ce niveau, le document sera prétraité afin de le rendre plus lisible. La technique utilise différentes méthodes d’embellissement d’image (enlèvement des bords noirs, autorisation, déparasitage). Ensuite, il y a un classement qui s’effectue grâce à des technologies telles que (la reconnaissance de caractères, les codes-barres, la zone OCR) selon des règles que vous pouvez prédéfinir.

Indexer les documents

L’indexation consiste pour le logiciel à reconnaître des documents particuliers. Il peut juste les indexer ou carrément les extraire. La machine détecte essentiellement les champs et zones de recherches, les expressions fréquentes comme le nom d’un établissement, le numéro de facture, le logo, le numéro IBAN…

Vérifier les difficultés

Pour la sécurisation des renseignements, la machine procède à une vérification accrue. Elle peut ainsi détecter les problèmes. Lorsqu’une erreur est signalée, le gestionnaire procède à une correction immédiate.

Exporter les fichiers vers les applications métiers

Dans la dernière étape de numérisation, le logiciel exporte le document au format de son choix (PDF, PDF hyper compressé, TIFF, JPG, DOCX, XLSX…) vers le gestionnaire de documents (Google Drive, Dropbox, Therefore, SharePoint …).

Les formats d’enregistrement des documents

Pour assurer la sécurité des données numériques, vous pouvez utiliser plusieurs formats d’enregistrement.

Tout d’abord, vous avez la possibilité de faire usage des formats d’enregistrement sans perte comme TIFF ou WAV. Cette forme de stockage concerne les données numérisées brutes. L’avantage ici est que vous pouvez différer le traitement. Toutefois, elle demande un espace de stockage conséquent. Vous pouvez aussi stocker les données traitées qui conduisent à l’obtention du document PDF. Les formats d’enregistrement avec une faible perte sont également réalisables. Ils permettent d’économiser l’espace de stockage. Peu importe les formats choisis, il est conseillé de miser sur ceux ouverts.

La numérisation est la méthode idéale pour gérer vos documents. Elle améliore à la fois la productivité et la réactivité de l’entreprise. De plus, elle offre un cadre sécurisé à vos documents et simplifie la sauvegarde du patrimoine de votre société. Enfin, elle est très facile à réaliser.

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